Ngày đăng: 28/05/25
Excel là công cụ phổ biến được nhiều chủ khách sạn nhỏ sử dụng để quản lý công việc hàng ngày. Với sự linh hoạt và dễ tùy chỉnh, Excel cho phép bạn tạo bảng quản lý theo nhu cầu riêng biệt mà không tốn chi phí đầu tư phần mềm. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tự tạo bảng quản lý khách sạn bằng Excel một cách chi tiết, đơn giản, giúp bạn vận hành hiệu quả từ bước đầu.
BƯỚC 1: LÊN KẾ HOẠCH CÁC YẾU TỐ CẦN QUẢN LÝ
Trước khi mở Excel, bạn cần xác định rõ các yếu tố quan trọng cần theo dõi như: số phòng, loại phòng, tình trạng phòng (đã đặt/đang trống), thông tin khách hàng, ngày đến – ngày đi, doanh thu, chi phí phát sinh… Việc này giúp bạn thiết kế bảng tính phù hợp, tránh thiếu sót.
BƯỚC 2: TẠO BẢNG DANH SÁCH PHÒNG
Tạo một sheet mới trong Excel để nhập danh sách phòng của khách sạn. Mỗi dòng sẽ là một phòng với các cột: Mã phòng, Loại phòng, Sức chứa, Giá thuê, Trạng thái hiện tại.
Bạn có thể sử dụng tính năng lọc để dễ dàng tìm kiếm phòng theo trạng thái hoặc loại phòng.
BƯỚC 3: TẠO BẢNG QUẢN LÝ ĐẶT PHÒNG
Tạo một sheet riêng để nhập thông tin đặt phòng: Mã phòng, Tên khách, Số điện thoại, Ngày nhận phòng, Ngày trả phòng, Tổng tiền thanh toán, Trạng thái thanh toán.
Sử dụng các công thức Excel như hàm IF để tự động hiển thị trạng thái phòng hoặc tính tổng tiền dựa trên số ngày lưu trú.
BƯỚC 4: THEO DÕI DOANH THU VÀ CHI PHÍ
Bạn nên tạo một bảng tổng hợp doanh thu hàng ngày, hàng tháng để dễ dàng đánh giá tình hình kinh doanh. Ghi chép các khoản chi phí như tiền điện, nước, nhân viên,… để có cái nhìn tổng quan về lợi nhuận.
Excel cho phép bạn dùng Pivot Table hoặc biểu đồ để trực quan hóa số liệu hiệu quả.
BƯỚC 5: THIẾT LẬP CÔNG CỤ BẢO MẬT VÀ SAO LƯU
Do dữ liệu quản lý khách sạn khá quan trọng, bạn cần thiết lập mật khẩu bảo vệ file Excel tránh bị truy cập trái phép. Ngoài ra, hãy thường xuyên sao lưu dữ liệu trên Google Drive hoặc ổ cứng ngoài để tránh mất mát.
LƯU Ý KHI SỬ DỤNG EXCEL TRONG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
Không nên để quá nhiều người dùng cùng chỉnh sửa file cùng lúc để tránh xung đột dữ liệu.
Cập nhật dữ liệu thường xuyên và kiểm tra công thức để hạn chế sai sót.
Khi quy mô khách sạn mở rộng, hãy cân nhắc chuyển sang phần mềm quản lý chuyên nghiệp để tối ưu vận hành.
THAM KHẢO THÊM
Bạn có thể xem bài viết về các phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel miễn phí giúp tối ưu hơn công việc tại đây (link nội bộ):
https://phanmemquanlykhachsan.net/notices/addNotices
Ngoài ra, tham khảo phần mềm quản lý khách sạn đơn giản dành cho người mới bắt đầu tại bài viết:
Top phần mềm đơn giản dễ dùng cho người mới (link nội bộ)
Nếu bạn muốn tìm hiểu về các phần mềm chuyên nghiệp hỗ trợ tích hợp đặt phòng online, hãy tham khảo các nền tảng như ezCloudHotel hoặc Cloudbeds (link ngoài).
Việc tự tạo bảng quản lý bằng Excel là bước đầu tiện lợi cho các chủ khách sạn nhỏ, giúp tiết kiệm chi phí và chủ động kiểm soát dữ liệu. Tuy nhiên, khi khách sạn phát triển, cần đánh giá và chuyển sang phần mềm quản lý chuyên nghiệp để nâng cao hiệu quả vận hành và giảm thiểu sai sót. Hãy cân nhắc kỹ nhu cầu và quy mô trước khi quyết định công cụ phù hợp nhất cho mình.
Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ, homestay xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ TOP TOP
Địa chỉ văn phòng: 18 Thanh Bình, Mộ Lao, Hà Đông, Hà Nội
Hotline: 081.656.0000
Email: tranmanhbk179@gmail.com
.jpg)
.jpg)
.jpg)
