Ngày đăng: 14/06/25
Trong kỷ nguyên du lịch trực tuyến, việc nhận đặt phòng qua điện thoại hay sổ tay không còn phù hợp. Khách hàng ngày càng ưa chuộng đặt phòng nhanh trên website, mạng xã hội hoặc các kênh OTA. Để đáp ứng xu hướng đó, phần mềm đặt phòng ra đời như một giải pháp toàn diện, giúp khách sạn tự động hóa quy trình nhận – quản lý đặt phòng, đồng thời hạn chế nhầm lẫn và thất thoát doanh thu.
Vì sao phần mềm đặt phòng quan trọng?
Một nghiên cứu của SiteMinder cho thấy hơn 60 % lượt đặt phòng hiện nay đến từ kênh trực tuyến và con số này vẫn tiếp tục tăng**. Nếu khách sạn không có hệ thống đặt phòng chuyên nghiệp, nguy cơ bỏ lỡ khách tiềm năng là rất lớn. Ngoài ra, việc ghi nhận thủ công dễ dẫn đến overbooking, thất thoát doanh thu và mất uy tín.
Tăng doanh thu trực tiếp
Phần mềm đặt phòng tích hợp booking engine trên website giúp khách đặt phòng ngay, không phải chuyển qua OTA. Bạn vừa tiết kiệm hoa hồng, vừa dễ triển khai chương trình giảm giá, gói combo để kích cầu.
Giảm thất thoát và nhầm lẫn
Hệ thống đồng bộ phòng trống theo thời gian thực. Khi khách đặt, phần mềm tự khóa phòng, loại bỏ nguy cơ đặt trùng. Báo cáo doanh thu cũng được tự động tổng hợp, hạn chế tình trạng thất thoát do sai ghi chép.
Tiết kiệm thời gian lễ tân
Lễ tân không phải nhập tay thông tin đặt phòng. Mọi dữ liệu (ngày đến, ngày đi, loại phòng, yêu cầu đặc biệt) tự động đổ về màn hình quản lý, giảm khối lượng công việc lặp lại.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Khách có thể thanh toán trước qua thẻ, ví điện tử hoặc QR code. Khi đến nhận phòng chỉ cần xác nhận, không phải chờ đợi lâu làm thủ tục.
.jpg)
Tính năng cần có ở một phần mềm đặt phòng
• Booking engine gắn lên website hoặc fanpage, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và đơn vị tiền tệ.
• Channel manager đồng bộ giá – tồn kho với Booking.com, Agoda, Traveloka…
• Tự động gửi email hoặc SMS xác nhận đặt phòng, nhắc trước ngày lưu trú.
• Báo cáo doanh thu, công suất phòng, nguồn đặt phòng (website, OTA, mạng xã hội).
• Tích hợp thanh toán: thẻ quốc tế, ví Momo, VNPay QR, chuyển khoản.
• Phân quyền người dùng để lễ tân, kế toán, quản lý truy cập đúng chức năng.
Cách khai thác tối đa phần mềm đặt phòng
Bước 1 – Chuẩn hóa dữ liệu phòng: nhập đúng loại phòng, giá, số lượng giường.
Bước 2 – Đồng bộ OTA: kết nối Booking.com, Agoda, Traveloka để cập nhật giá và phòng trống tự động.
Bước 3 – Tối ưu booking engine: thêm ảnh phòng độ phân giải cao, mô tả chi tiết, chính sách hủy linh hoạt để tăng tỉ lệ chuyển đổi đặt phòng trực tiếp.
Bước 4 – Thiết lập thanh toán online: kích hoạt VNPay QR, Momo, thẻ tín dụng để khách thanh toán nhanh.
Bước 5 – Theo dõi báo cáo: kiểm tra công suất phòng, doanh thu theo nguồn đặt phòng mỗi tuần để kịp thời điều chỉnh giá.
Các phần mềm đặt phòng giá hợp lý, đáng thử
TOPPOS Booking
• Gói chỉ từ 300.000 đ/tháng, tích hợp booking engine đơn giản.
• Tự động khóa phòng và gửi mail xác nhận.
• Phù hợp khách sạn 5 – 20 phòng tìm giải pháp cơ bản.
EzCloud Hotel – Booking Engine
• Giao diện hiện đại, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ.
• Channel manager đi kèm, đồng bộ hơn 200 OTA.
• Gói tiết kiệm cho khách sạn mini, có thể nâng cấp khi mở rộng.
Hotel Link Solutions
• Chi phí khoảng 10 USD/tháng, mạnh ở kết nối OTA.
• Có sẵn công cụ đặt phòng trực tiếp cho website với giao diện responsive.
• Báo cáo nguồn doanh thu chi tiết, phù hợp khách sạn muốn tăng đặt phòng quốc tế.
TimeSoft Hospitality
• Nền tảng Việt Nam, hỗ trợ thanh toán VNPay QR, Momo và gửi SMS Brandname.
• Có ứng dụng di động cho quản lý xem báo cáo từ xa.
• Phù hợp khách sạn, resort quy mô 30 – 100 phòng.
Khi nào nên triển khai phần mềm đặt phòng?
• Khách sạn có từ 10 phòng trở lên và nhận đặt qua nhiều kênh.
• Bạn đang mất hơn 30 phút/ngày để nhập, chỉnh sửa dữ liệu đặt phòng.
• Tỉ lệ sai sót, overbooking xảy ra > 1 lần/tháng.
• Bạn muốn tăng đặt phòng trực tiếp trên website và giảm hoa hồng OTA.
Liên kết tham khảo hữu ích
• Để hiểu thêm lợi ích vận hành online, xem bài viết Ưu điểm khi dùng phần mềm khách sạn online trên website của chúng tôi.
• Nếu cần giải pháp quản trị tổng thể, bài Giải pháp quản lý khách sạn hiệu quả, tiết kiệm thời gian sẽ giúp bạn có góc nhìn toàn diện hơn.
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo báo cáo xu hướng đặt phòng toàn cầu từ Booking.com** để cập nhật chiến lược giá.
Phần mềm đặt phòng không chỉ giúp tăng doanh thu trực tiếp mà còn giảm đáng kể thời gian thao tác thủ công và nguy cơ thất thoát. Việc đầu tư sớm vào một hệ thống phù hợp sẽ tạo nền tảng vững chắc cho khách sạn phát triển bền vững trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt.
Bạn cần tư vấn lựa chọn phần mềm đặt phòng tối ưu cho quy mô của mình? Hãy liên hệ ngay:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ TOP TOP
Địa chỉ: 18 Thanh Bình, Mộ Lao, Hà Đông, Hà Nội
Hotline: 081 656 0000
Email: tranmanhbk179@gmail.com
.jpg)
.jpg)
