Ngày đăng: 12/06/25
Trong thời đại công nghệ số, việc quản lý khách sạn bằng sổ sách, bảng tính Excel hay ghi chép thủ công không còn phù hợp. Đó là lúc phần mềm khách sạn ra đời như một giải pháp toàn diện để thay thế và nâng cấp hiệu quả vận hành. Nhưng phần mềm khách sạn là gì, ai nên sử dụng và nó mang lại lợi ích ra sao? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Phần mềm khách sạn là một hệ thống quản lý giúp tự động hóa và số hóa toàn bộ quy trình vận hành tại một cơ sở lưu trú như khách sạn, nhà nghỉ, homestay hoặc resort.
Phần mềm thường được tích hợp các tính năng như:
Quản lý đặt phòng trực tiếp và qua các kênh OTA (Agoda, Booking.com…)
Kiểm soát check-in/check-out
Theo dõi tình trạng phòng và báo cáo buồng phòng
Lưu trữ thông tin khách hàng
Tính tiền, in hóa đơn và thanh toán điện tử
Quản lý nhân sự, phân quyền tài khoản
Xuất báo cáo tài chính, doanh thu, công nợ
Một số phần mềm còn tích hợp kết nối fanpage Facebook, máy POS, camera an ninh và các công cụ marketing.
Dù là khách sạn nhỏ hay nhà nghỉ gia đình, nếu có từ 5 phòng trở lên và vận hành liên tục, bạn sẽ thấy rõ lợi ích của việc dùng phần mềm.
Phần mềm giúp bạn tiết kiệm thời gian nhập liệu, tránh nhầm lẫn trong đặt phòng và theo dõi công nợ chính xác hơn.
Bạn đang điều hành từ xa hoặc có nhiều cơ sở? Phần mềm giúp bạn quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi thông qua điện thoại hoặc máy tính. Bạn có thể xem báo cáo, theo dõi lịch sử giao dịch, kiểm soát hoạt động nhân viên từ xa mà không cần có mặt tại chỗ.
Phần mềm khách sạn hỗ trợ đồng bộ hóa tình trạng phòng với các kênh như Agoda, Booking.com, Traveloka, giúp bạn tránh overbooking và tự động cập nhật giá, tồn kho.
Nếu bạn có nhân viên làm việc theo ca, phần mềm giúp phân quyền rõ ràng: ai check-in, ai xuất hóa đơn, ai thu tiền. Đồng thời, quản lý dễ dàng kiểm tra lịch sử thao tác nếu có sai sót.
Bạn muốn tăng tỷ lệ khách quay lại? Phần mềm sẽ giúp bạn lưu trữ thông tin khách hàng, nhắc lịch, gửi tin khuyến mãi hoặc mã giảm giá khi cần. Đây là bước đệm quan trọng để bạn phát triển chuyên nghiệp hơn.
.jpg)
Quản lý phòng hiệu quả
Bạn có thể xem nhanh sơ đồ phòng: phòng nào trống, phòng nào đang chờ check-in, phòng nào cần dọn… mà không cần ghi tay.
Tiết kiệm nhân sự
Thay vì thuê nhiều nhân viên để ghi sổ, tổng hợp báo cáo cuối ngày, phần mềm sẽ tự động hóa mọi bước. Chủ khách sạn chỉ cần xem số liệu tổng hợp nhanh trên điện thoại.
Chống thất thoát và nhầm lẫn
Mọi giao dịch đều được lưu lại. Nếu có khiếu nại hoặc nghi ngờ sai sót, bạn có thể tra cứu lại dễ dàng.
Hỗ trợ báo cáo tài chính
Phần mềm sẽ tự tổng hợp: doanh thu theo ngày/tháng, chi phí, công nợ, thu tiền mặt vs chuyển khoản… giúp bạn kiểm soát tài chính tốt hơn.
Xem thêm:
→ Ưu điểm của phần mềm không cần cài đặt
→ So sánh phần mềm online và offline
So sánh phần mềm truyền thống và phần mềm cloud
Dùng được khi không có internet
Phải cài trên từng máy tính
Dễ mất dữ liệu nếu máy hỏng
Không xem từ xa được
Chỉ cần có mạng là dùng được
Dùng được trên cả điện thoại và máy tính
Dữ liệu lưu trên server an toàn
Có thể xem từ bất cứ đâu
Vì vậy, phần mềm khách sạn hiện đại thường sử dụng công nghệ cloud để tăng tính linh hoạt và bảo mật.
AIO PMS: Dành cho khách sạn nhỏ và vừa, dễ sử dụng, giá tốt, hỗ trợ từ xa nhanh chóng.
EzCloud Hotel: Hệ thống chuyên nghiệp, phù hợp với chuỗi khách sạn hoặc quy mô lớn.
Suno Hotel: Giao diện đơn giản, phù hợp nhà nghỉ và homestay.
Xem chi tiết: Các phần mềm khách sạn online phổ biến 2025
Nếu bạn là chủ khách sạn, nhà nghỉ hoặc homestay đang tìm cách tối ưu vận hành, phần mềm khách sạn là công cụ không thể thiếu. Tùy vào quy mô, ngân sách và mục tiêu phát triển, bạn có thể chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu.
Cần tư vấn phần mềm khách sạn phù hợp?
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ TOP TOP
Địa chỉ: 18 Thanh Bình, Mộ Lao, Hà Đông, Hà Nội
Hotline: 081.656.0000
Email: tranmanhbk179@gmail.com
.jpg)
.jpg)
