Ngày đăng: 26/05/25
Trong thời đại chuyển đổi số, các công cụ quản lý đang ngày càng được tự động hóa. Tuy nhiên, với nhiều khách sạn nhỏ hoặc mới bắt đầu, việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel vẫn là lựa chọn phổ biến nhờ vào sự quen thuộc và dễ tiếp cận. Vậy công cụ này có thực sự đáp ứng được nhu cầu vận hành trong thời gian dài hay chỉ là giải pháp tạm thời? Bài viết dưới đây sẽ phân tích rõ ưu – nhược điểm của Excel khi dùng thay cho phần mềm chuyên dụng.
Chi phí gần như bằng 0
Excel là công cụ đã có sẵn trong hầu hết các máy tính, hoặc có thể sử dụng miễn phí thông qua Google Sheets. Điều này giúp chủ khách sạn tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, đặc biệt phù hợp với những mô hình nhỏ, ít nhân viên.
Linh hoạt tuỳ chỉnh theo nhu cầu
Không giống các phần mềm cố định, Excel cho phép bạn tự xây dựng các bảng tính theo cách riêng. Bạn có thể tự thiết kế file quản lý phòng, danh sách khách, doanh thu, chấm công,… sao cho phù hợp nhất với mô hình của mình.
Không cần đào tạo sâu
Hầu hết mọi người đều từng sử dụng Excel ở mức cơ bản. Do đó, bạn không cần tốn nhiều thời gian đào tạo nhân viên. Giao diện đơn giản, thao tác dễ hiểu cũng là điểm cộng lớn cho người không chuyên.
Có thể kết hợp với Google Drive để chia sẻ
Các file Excel có thể lưu trên Google Drive và chia sẻ quyền truy cập cho nhân viên. Điều này giúp bạn đồng bộ hóa dữ liệu khi cần, mặc dù không mạnh bằng hệ thống phần mềm online.
Dễ xảy ra lỗi khi thao tác thủ công
Excel không có hệ thống tự động kiểm soát dữ liệu như phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp. Việc chèn nhầm dòng, xóa nhầm cột hoặc tính sai công thức có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về báo cáo và thống kê.
Không hỗ trợ nhiều người dùng cùng lúc hiệu quả
Nếu nhiều người truy cập vào cùng một file Excel, việc chỉnh sửa đồng thời sẽ gây xung đột. Bạn rất khó kiểm soát được ai đang làm gì, và có thể mất dữ liệu nếu không đồng bộ chính xác.
Không tích hợp với hệ thống đặt phòng, lễ tân, thanh toán
Excel không kết nối được với các kênh OTA như Booking.com, Agoda hay công cụ thanh toán online. Điều này khiến bạn phải thao tác thủ công rất nhiều bước, dễ xảy ra sai sót và tốn thời gian.
Khó mở rộng khi khách sạn phát triển
Một khi khách sạn của bạn bắt đầu tăng số lượng phòng, nhân viên và khách lưu trú, file Excel sẽ trở nên quá tải. Việc xử lý nhiều bảng dữ liệu sẽ làm chậm hệ thống, dễ treo máy hoặc bị lỗi khi lưu trữ.
Đối với những khách sạn quy mô nhỏ dưới 5–7 phòng, Excel vẫn có thể là giải pháp tạm thời để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, nếu bạn có kế hoạch phát triển dài hạn, muốn kiểm soát chặt chẽ quy trình và tiết kiệm thời gian vận hành, thì việc chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý khách sạn là cần thiết.
Bạn có thể tham khảo các phần mềm được giới thiệu trong bài viết:
Top phần mềm quản lý khách sạn miễn phí 2025
Ngoài ra, các khách sạn nhỏ cũng có thể cân nhắc những phần mềm đơn giản như AIO. Xem thêm bài viết:
Top phần mềm đơn giản dễ dùng cho người mới (link nội bộ)
Đối với chủ khách sạn đang tìm kiếm giải pháp chuyên nghiệp hơn, các phần mềm như ezCloudHotel hay Ota Sync là lựa chọn phổ biến tại Việt Nam và Đông Nam Á. (link ngoài – gắn từ tên phần mềm)
Một số phần mềm quốc tế như Cloudbeds cũng có gói dùng thử, bạn có thể khám phá tại trang chủ của họ. (link ngoài – gắn từ “Cloudbeds”)
Excel là công cụ tiện lợi và tiết kiệm chi phí cho bước khởi đầu. Nhưng về lâu dài, nếu bạn mong muốn vận hành khách sạn hiệu quả, tránh sai sót và tối ưu doanh thu, thì phần mềm quản lý khách sạn là lựa chọn cần thiết. Đừng để những hạn chế của Excel làm cản trở sự phát triển của mô hình kinh doanh của bạn.
Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ, homestay xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ TOP TOP
Địa chỉ văn phòng: 18 Thanh Bình, Mộ Lao, Hà Đông, Hà Nội
Hotline: 081.656.0000
Email: tranmanhbk179@gmail.com
.jpg)
.jpg)
.jpg)
