Ngày đăng: 30/05/25
Trong thời gian đầu vận hành, nhiều khách sạn lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel vì tính linh hoạt, dễ tùy chỉnh và miễn phí. Tuy nhiên, khi khối lượng dữ liệu ngày càng lớn và nhu cầu quản lý tăng cao, việc chuyển sang phần mềm chuyên nghiệp là bước đi cần thiết. Vậy làm thế nào để chuyển dữ liệu từ Excel sang phần mềm mới một cách nhanh gọn và chính xác?
Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel chỉ phù hợp với quy mô nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn hạn. Khi khách sạn bắt đầu hoạt động ổn định và phát sinh các tình huống như tăng số lượng phòng, nhiều ca trực, hay đa dạng dịch vụ đi kèm (lau dọn, ăn sáng, spa…), thì việc sử dụng phần mềm chuyên nghiệp là tối ưu hơn.
Ngoài ra, Excel không có khả năng tự động thống kê doanh thu, ghi nhận lịch sử đặt phòng, cảnh báo phòng trống theo thời gian thực hay đồng bộ hóa với OTA (Online Travel Agency). Những tính năng này là lý do khiến các nhà quản lý cần nhanh chóng chuyển dữ liệu sang nền tảng quản lý hiện đại hơn.
Trước tiên, bạn cần kiểm tra và làm sạch dữ liệu trong các file Excel cũ. Điều này bao gồm:
Xóa dữ liệu trùng lặp.
Đảm bảo các cột tên phòng, loại phòng, giá phòng… được đồng bộ.
Chuyển định dạng ngày tháng về chuẩn chung (ví dụ: yyyy-mm-dd).
Một file Excel quản lý khách sạn thường bao gồm các bảng như: danh sách phòng, thông tin khách hàng, lịch sử đặt - trả phòng, hóa đơn, thu - chi. Việc chuẩn hóa cấu trúc sẽ giúp phần mềm dễ dàng hiểu và nhập liệu chính xác hơn.
Hãy tạo một bản sao lưu đầy đủ trước khi thực hiện thao tác chuyển dữ liệu. Điều này giúp bạn luôn có phương án dự phòng nếu gặp sự cố hoặc cần đối chiếu.
Hầu hết các đơn vị cung cấp phần mềm quản lý khách sạn hiện nay đều hỗ trợ công cụ nhập dữ liệu từ Excel hoặc hỗ trợ thao tác chuyển đổi ban đầu. Hãy trao đổi cụ thể để được hướng dẫn chuẩn format hoặc được hỗ trợ xử lý miễn phí trong giai đoạn chuyển đổi.
Một số phần mềm quản lý hiện nay có sẵn tính năng “Import from Excel”. Bạn chỉ cần tải lên file theo mẫu định dạng có sẵn. Tính năng này thường áp dụng cho danh sách phòng, loại phòng, giá phòng, khách hàng, lịch sử thanh toán…
Nếu bạn đang tìm phần mềm có hỗ trợ nhập dữ liệu tự động, hãy tham khảo bài viết Top phần mềm quản lý khách sạn đơn giản dễ dùng cho người mới.
Thay vì chuyển toàn bộ dữ liệu một lúc, bạn có thể chia thành từng nhóm nhỏ:
Nhóm 1: Danh sách phòng, loại phòng.
Nhóm 2: Thông tin khách hàng.
Nhóm 3: Hóa đơn, doanh thu.
Nhóm 4: Lịch sử đặt phòng.
Việc chia nhỏ giúp dễ kiểm tra và khắc phục lỗi nếu có phát sinh trong quá trình nhập liệu.
Sau khi dữ liệu đã được chuyển thành công, hãy tiến hành kiểm tra toàn bộ hệ thống phần mềm. Đảm bảo mọi thông tin từ Excel đều được hiển thị đầy đủ, đúng cột, đúng giá trị.
Cần test lại chức năng tìm kiếm khách hàng, xem lại hóa đơn, lọc phòng trống... để chắc chắn rằng phần mềm đã hoạt động ổn định với dữ liệu được nhập.
Một số phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel có chứa dữ liệu nhạy cảm như thông tin cá nhân khách lưu trú, số điện thoại, mã hóa đơn… Bạn nên đảm bảo rằng dữ liệu được xử lý theo quy trình bảo mật. Tốt nhất là làm việc với nhà cung cấp phần mềm uy tín.
Nếu bạn cần thêm thông tin về cách đảm bảo an toàn dữ liệu khách sạn, có thể tham khảo hướng dẫn trên website của Microsoft về bảo mật dữ liệu Excel
Thời điểm lý tưởng là trước kỳ nghỉ lễ hoặc vào giai đoạn thấp điểm. Khi khách ít, bạn sẽ có nhiều thời gian để kiểm tra lại toàn bộ thông tin, test hệ thống, đào tạo nhân viên vận hành phần mềm.
Ngoài ra, một số phần mềm hiện nay còn hỗ trợ chuyển dữ liệu ngay trong ngày, bạn có thể tìm hiểu thêm tại bài viết Cách triển khai nhanh trong 1 ngày.
Chuyển từ phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel sang hệ thống phần mềm chuyên nghiệp không quá phức tạp nếu có sự chuẩn bị kỹ. Việc này giúp tăng tốc độ quản lý, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong vận hành.
Nếu bạn đang tìm một giải pháp quản lý hiện đại, an toàn, dễ sử dụng và phù hợp với quy mô khách sạn của mình, hãy liên hệ để được tư vấn.
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ TOP TOP
Địa chỉ văn phòng: 18 Thanh Bình, Mộ Lao, Hà Đông, Hà Nội
Hotline: 081.656.0000
Email: tranmanhbk179@gmail.com
.jpg)
.jpg)
.jpg)
