Ngày đăng: 28/05/25
Excel là công cụ quen thuộc, dễ sử dụng và phù hợp với các khách sạn quy mô nhỏ. Tuy nhiên, khi quy mô mở rộng và nhu cầu vận hành ngày càng phức tạp, Excel bắt đầu bộc lộ nhiều giới hạn. Khi đó, phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp trở thành lựa chọn tối ưu hơn. Vậy đâu là thời điểm phù hợp để bạn chuyển đổi?
Khi khách sạn của bạn có từ 10 phòng trở lên, việc theo dõi đặt phòng, trả phòng bằng Excel dễ dẫn đến nhầm lẫn, ghi đè dữ liệu hoặc quên cập nhật. Ngoài ra, việc tìm kiếm thông tin cũng trở nên mất thời gian nếu bảng Excel không được tối ưu tốt.
Nếu khách sạn bắt đầu nhận đặt phòng từ nhiều kênh như Facebook, Zalo, Booking.com, Agoda… thì việc quản lý tập trung bằng Excel không còn hiệu quả. Bạn sẽ dễ bỏ sót đơn, không kiểm soát được số phòng trống theo thời gian thực, gây mất uy tín với khách.
Excel thường được lưu trên máy tính cá nhân hoặc gửi qua email, Zalo, khiến bạn khó theo dõi tình trạng khách sạn khi không có mặt trực tiếp. Phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp (đặc biệt là các phần mềm online) sẽ giúp bạn kiểm tra dữ liệu mọi lúc, mọi nơi.
Excel không cảnh báo khi bạn nhập trùng ngày, tính sai số tiền hoặc quên ghi nhận thông tin khách hàng. Những sai sót này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng và hiệu quả kinh doanh. Khi bạn phải kiểm tra thủ công nhiều lần, đó là lúc nên chuyển đổi.
Excel không hỗ trợ thống kê tự động theo tuần, tháng, năm nếu không biết lập hàm nâng cao. Trong khi đó, các phần mềm chuyên nghiệp có thể tự động xuất báo cáo doanh thu, công suất phòng, chi phí… giúp bạn dễ phân tích và đưa ra quyết định kinh doanh.
Quản lý dữ liệu tập trung và an toàn hơn
Phần mềm giúp bạn lưu trữ dữ liệu trên cloud, tránh mất mát do xóa nhầm hoặc lỗi máy tính. Ngoài ra, phần mềm cũng thường có chức năng phân quyền nhân viên rõ ràng.
Theo dõi và xử lý đặt phòng theo thời gian thực
Một số phần mềm hỗ trợ hiển thị sơ đồ phòng trực quan, cập nhật trạng thái phòng liên tục giúp bạn xử lý nhanh các yêu cầu đặt phòng, trả phòng hoặc gia hạn lưu trú.
Tích hợp dễ dàng với các nền tảng online
Bạn có thể kết nối phần mềm với fanpage Facebook, Zalo OA, OTA… để nhận đơn hàng và quản lý tự động từ nhiều nguồn.
Hỗ trợ chăm sóc khách hàng tốt hơn
Phần mềm giúp lưu trữ lịch sử khách ở, thiết lập chương trình khuyến mãi, gửi SMS/email tự động sau khi khách rời đi — điều mà Excel không thể làm được.
.jpg)
Bạn có thể xem thêm bài viết: Mẫu file Excel quản lý khách sạn miễn phí để so sánh khả năng quản lý cơ bản của Excel tại đây (link nội bộ):
→ Bài viết: Mẫu file Excel quản lý khách sạn miễn phí
Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm phần mềm thay thế Excel nhưng vẫn dễ dùng, tham khảo bài viết:
→ Top phần mềm đơn giản dễ dùng cho người mới
Hoặc xem bài đánh giá các phần mềm hiện đại như ezCloudHotel, Odoo Hotel Management để so sánh.
Bạn có từ 10 phòng trở lên và tỷ lệ lấp đầy phòng thường xuyên cao.
Bạn phải dành hơn 30 phút mỗi ngày để xử lý dữ liệu bằng tay.
Khách sạn có từ 2 nhân viên trở lên và cần chia sẻ công việc quản lý.
Bạn muốn theo dõi doanh thu, báo cáo từ xa bằng điện thoại hoặc máy tính bảng.
Khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn, thanh toán qua nhiều hình thức.
Excel là công cụ khởi đầu tốt cho các khách sạn nhỏ, nhưng khi hoạt động mở rộng hoặc phát sinh nhiều yêu cầu phức tạp, bạn nên cân nhắc chuyển sang phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp. Việc này không chỉ giúp tối ưu quy trình vận hành mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ và giảm sai sót đáng kể.
Nếu bạn cần tư vấn cụ thể về phần mềm phù hợp cho quy mô của mình, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ TOP TOP
Địa chỉ văn phòng: 18 Thanh Bình, Mộ Lao, Hà Đông, Hà Nội
Hotline: 081.656.0000
Email: tranmanhbk179@gmail.com
.jpg)
.jpg)
.jpg)
