Ngày đăng: 27/03/25
Một trong những chức năng quan trọng đầu tiên của phần mềm quản lý khách sạn là hỗ trợ quá trình tiếp nhận khách và quản lý đặt phòng. Phần mềm giúp nhân viên khách sạn:
Theo dõi tình trạng phòng (phòng trống, đang sử dụng, đang dọn dẹp,…).
Ghi nhận thông tin đặt phòng từ nhiều kênh: trực tiếp, qua website, điện thoại hoặc qua các kênh OTA (Online Travel Agency) như Booking.com, Agoda, Traveloka, v.v.
Tránh đặt trùng phòng nhờ hệ thống cập nhật theo thời gian thực.
Tự động gửi email/SMS xác nhận đặt phòng, giúp tăng trải nghiệm khách hàng.
Nhờ vậy, phần mềm giảm thiểu các lỗi vận hành như trùng phòng, mất thông tin khách hoặc xử lý thủ công chậm trễ. Đồng thời, nhân viên lễ tân cũng thao tác nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn.
Bên cạnh khâu đặt phòng, phần mềm còn hỗ trợ hiệu quả quản lý vận hành nội bộ của khách sạn, bao gồm:
Ghi nhận các dịch vụ khách sử dụng trong suốt thời gian lưu trú như: giặt ủi, minibar, đặt xe, ăn uống,...
Tự động cập nhật vào hóa đơn khách để thanh toán khi check-out.
Phân ca làm việc, ghi nhận thời gian vào – ra của nhân viên.
Theo dõi hiệu suất làm việc của từng bộ phận: lễ tân, buồng phòng, bảo vệ, kỹ thuật,…
Theo dõi tình trạng vệ sinh phòng: phòng nào đã dọn, đang dọn, chờ kiểm tra,…
Nhân viên dọn phòng có thể cập nhật trạng thái phòng trực tiếp trên phần mềm qua điện thoại hoặc máy tính bảng.
Tất cả giúp quy trình làm việc giữa các bộ phận được đồng bộ, hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả vận hành.
Một lợi ích lớn của phần mềm quản lý khách sạn là giúp chủ khách sạn kiểm soát tài chính chặt chẽ và minh bạch hơn.
Các tính năng nổi bật bao gồm:
Tự động lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng.
Theo dõi doanh thu theo ngày/tuần/tháng, theo từng dịch vụ, từng phòng.
Quản lý công nợ, chi phí hoạt động như: điện, nước, vật tư, lương nhân viên,...
Xuất báo cáo chi tiết, trực quan bằng biểu đồ hoặc bảng tính.
Hỗ trợ kết nối với phần mềm kế toán nếu cần.
Nhờ các báo cáo tài chính chi tiết và chính xác, người quản lý dễ dàng đánh giá tình hình kinh doanh, nhận diện vấn đề và đưa ra quyết định kịp thời.
Sau khi hiểu phần mềm quản lý khách sạn hoạt động như thế nào, có thể thấy công cụ này mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
Tiết kiệm thời gian và nhân sự: Tự động hóa nhiều khâu thủ công, giảm chi phí vận hành.
Giảm sai sót và nâng cao độ chính xác: Dữ liệu đồng bộ và cập nhật liên tục.
Tăng sự hài lòng của khách hàng: Quy trình nhận/trả phòng nhanh, dịch vụ chuyên nghiệp hơn.
Quản lý từ xa: Chủ khách sạn có thể theo dõi hoạt động mọi lúc, mọi nơi qua điện thoại hoặc máy tính.
Tăng khả năng cạnh tranh: Hỗ trợ kết nối OTA, tối ưu giá phòng, đẩy mạnh marketing,...
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp, dễ sử dụng, tối ưu chi phí và hỗ trợ tiếng Việt, hãy cân nhắc đầu tư sớm để nâng cao chất lượng dịch vụ và phát triển kinh doanh bền vững.
-----------------------------------------------------------------
Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ, homestay xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ TOP TOP
Địa chỉ văn phòng: 18 Thanh Bình, Mộ Lao, Hà Đông, Hà Nội
Hotline: 081.656.0000
Email: tranmanhbk179@gmail.com
