Ngày đăng: 29/05/25
Excel là công cụ quen thuộc đối với nhiều chủ nhà nghỉ, khách sạn quy mô nhỏ. Tuy nhiên, khi lượng khách và phòng tăng, việc quản lý thủ công bằng Excel bắt đầu nảy sinh nhiều bất cập. Vậy giữa Excel và phần mềm quản lý khách sạn, đâu là công cụ hiệu quả hơn về hiệu suất? Bài viết này sẽ giúp bạn so sánh rõ ràng giữa hai phương án, từ đó đưa ra lựa chọn phù hợp cho cơ sở của mình.
Với bảng tính Excel, bạn có thể dễ dàng nhập dữ liệu đặt phòng, tính toán tiền phòng, dịch vụ và xuất báo cáo cơ bản. Khi khách sạn có ít phòng và số lượng giao dịch mỗi ngày thấp, Excel vẫn đảm đương tốt vai trò của nó.
Tuy nhiên, khi bạn bắt đầu xử lý nhiều đơn đặt phòng trong ngày, từ nhiều nguồn khác nhau (đặt trực tiếp, qua Facebook, Booking.com...), Excel nhanh chóng trở nên rối rắm và tốn thời gian.
Phần mềm quản lý khách sạn hiện đại giúp cập nhật trạng thái phòng theo thời gian thực, tự động tính toán, lọc thông tin và xuất báo cáo chỉ trong vài cú nhấp chuột. Bạn không cần lo lắng về việc nhập sai công thức, lặp dữ liệu hoặc quên cập nhật.
Ví dụ, phần mềm AIO Hotel sẽ tự động hiển thị sơ đồ phòng, báo có phòng trống hay đã đặt mà không cần phải kiểm tra thủ công như Excel. Đây là sự khác biệt then chốt về mặt hiệu suất.
Tốc độ truy xuất và tìm kiếm thông tin
Khi bạn dùng Excel để lưu trữ hàng trăm lượt khách, mỗi tệp có hàng nghìn dòng dữ liệu, thì việc mở file, lọc dữ liệu theo ngày, tên khách hàng, hoặc loại phòng sẽ trở nên chậm và dễ sai sót. Ngoài ra, nếu bạn không biết cách dùng công thức hay bộ lọc nâng cao, việc tìm kiếm lại càng khó khăn.
Hầu hết các phần mềm khách sạn hiện đại đều cho phép tìm kiếm theo tên khách, số điện thoại, mã đơn hoặc ngày lưu trú chỉ với vài giây. Điều này giúp lễ tân xử lý công việc nhanh chóng hơn, đặc biệt trong giờ cao điểm check-in, check-out.
Tính năng báo cáo và phân tích
Bạn có thể tạo báo cáo doanh thu theo tháng hoặc tổng hợp số lượng khách đến bằng Excel, nhưng tất cả đều yêu cầu người dùng có kiến thức nhất định về công thức và định dạng bảng. Ngoài ra, việc thiết kế biểu đồ, so sánh tháng này với tháng trước thường mất thời gian.
Với phần mềm chuyên dụng, bạn chỉ cần chọn khoảng thời gian, hệ thống sẽ hiển thị ngay báo cáo doanh thu, công suất phòng, số lượng khách lặp lại, tỷ lệ hủy phòng… bằng biểu đồ trực quan. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho người quản lý cần ra quyết định nhanh và chính xác.
Độ tin cậy và an toàn dữ liệu
Với Excel, chỉ cần một lần ghi đè nhầm là bạn có thể mất toàn bộ thông tin khách hoặc hóa đơn. Nếu chưa kịp sao lưu, rủi ro mất dữ liệu là rất lớn. Hơn nữa, khi có nhiều người dùng cùng chỉnh sửa, việc xung đột dữ liệu là điều dễ xảy ra.
Các phần mềm quản lý khách sạn hiện nay thường lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây (cloud), giúp tránh mất mát và hỗ trợ xem lại lịch sử thao tác. Ngoài ra, người quản lý có thể phân quyền cho nhân viên lễ tân, kế toán, hoặc chỉ xem báo cáo mà không thể chỉnh sửa dữ liệu quan trọng.
Khả năng mở rộng và tích hợp
Excel: Gặp giới hạn khi muốn kết nối với các kênh OTA
Excel là công cụ độc lập. Nếu bạn muốn kết nối với Booking.com, Agoda hoặc fanpage Facebook để nhận đặt phòng tự động, bạn sẽ phải thao tác thủ công hoặc thông qua một công cụ trung gian rất phức tạp.
Nhiều phần mềm hiện nay đã tích hợp sẵn các kênh bán phòng phổ biến, bạn có thể quản lý đặt phòng từ nhiều nguồn trên cùng một giao diện. Một số phần mềm như ezCloud, Odoo Hotel Management (link ngoài) còn hỗ trợ đồng bộ giá phòng và tình trạng phòng giữa các kênh.
Tham khảo thêm:
Nếu bạn muốn tiếp tục dùng Excel một cách tối ưu, hãy xem bài viết: Mẫu file Excel quản lý khách sạn miễn phí.
Nếu bạn cần tìm phần mềm đơn giản, dễ chuyển đổi từ Excel, hãy đọc bài viết: Top phần mềm đơn giản dễ dùng cho người mới.
Excel phù hợp với những khách sạn quy mô nhỏ, ít thay đổi và không yêu cầu xử lý dữ liệu phức tạp. Tuy nhiên, khi nhu cầu quản lý tăng cao, lượng khách nhiều và cần theo dõi chặt chẽ, phần mềm quản lý khách sạn sẽ mang lại hiệu suất vượt trội hơn hẳn.
Nếu bạn đang cần hỗ trợ lựa chọn phần mềm phù hợp hoặc muốn dùng thử miễn phí, đừng ngần ngại liên hệ:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ TOP TOP
Địa chỉ văn phòng: 18 Thanh Bình, Mộ Lao, Hà Đông, Hà Nội
Hotline: 081.656.0000
Email: tranmanhbk179@gmail.com
.jpg)
.jpg)
.jpg)
